کنترل مدارک مهندسی

EDMS (یا سیستم کنترل مدارک مهندسی) سیستمی برای ذخیره ، مدیریت و بازیابی اسناد برای کاربران مجاز است که اغلب قابلیت جستجو ، دسترسی به اسناد تلفن همراه ، توزیع اسناد و قابلیت ویرایش را فراهم می کند. با استفاده از نرم افزار کنترل مدارک مهندسی میتوان یکی از فاز های  نرم افزار PMIS در نظر گرفت

EDMS چیست؟

EDMS (یا سیستم کنترل مدارک مهندسی) سیستمی برای ذخیره ، مدیریت و بازیابی اسناد است. امکان دسترسی ، ویرایش و توزیع اسناد در یک مکان به مرکزیت عملیات و ساده سازی فرآیندها کمک می کند.

آیا این کابینت های بایگانی و پوشه های شبکه برای چیست؟ آیا افزودن سیستم دیگر فرایندها را پیچیده نمی کند؟

مطمئناً می توانید از کابینت های بایگانی و پوشه های شبکه استفاده کنید. اما ، در نظر بگیرید که چه مقدار زمان از دست رفته است ، زیرا برای بررسی یک سند برای بررسی ، باید جدیدترین نسخه را پیدا کنید (که کاملاً مطمئن هستید توسط Coworker A اصلاح شده است حتی اگر در پوشه ای متعلق به Coworker B ذخیره شده باشد) بخش) سپس هنگامی که آن را پیدا کردید ، آن را در دستگاه خود بارگیری کرده و ویرایش می کنید. پس از ویرایش ، در همان پوشه قبلی با نام نسخه جدید ذخیره می شوید (اما فایل اصلی توسط شخصی ایجاد شده است که دیگر در آنجا کار نمی کند ، بنابراین هیچ کس نمی داند این شما بودید که تغییرات را ایجاد کردید).

هنگامی که زمان تأیید این سند برای یک فرد برتر فرا می رسد ، آن را بارگیری کرده و برای آنها ایمیل می کنید. امیدوارم که به امضا احتیاج نداشته باشد ، زیرا در این صورت آنها باید آن را چاپ ، امضا و اسکن کنند تا از طریق ایمیل برای شما ارسال شود.

آیا شما به زودی به آن سند احتیاج داشتید؟

امیدوارم که نه. زیرا ممکن است آن نسخه اخیر نسخه درستی نبوده است. و ممکن است مجبور شوید این کار را دوباره انجام دهید.

نرم افزار EDMS مناسب اسناد شما را ضبط ، ذخیره و بازیابی می کند به گونه ای که در وقت شما صرفه جویی می کند ، به شما امکان می دهد تجدید نظر کنید و ذهن شما را در مورد امنیت آنها راحت می کند.
چرا به یکی احتیاج دارم؟

EDMS این فرایندها را متمرکز کرده و به شما امکان کنترل و نظارت بیشتری می دهد. با دسترسی تعیین شده توسط IT ، می توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ کس سند شما را ویرایش نمی کند. این فاکتور یا خط مشی منابع انسانی می تواند در همان مکان ایجاد ، ویرایش ، تأیید و ذخیره شود. و با EDMS مناسب ، همچنین می توانید این اسناد را از طریق رابط ایمیل کنید.
1. اسناد خود را سریعتر پیدا کنید

حتی سازمان یافته ترین افراد متخصص اداری نیز بعضی اوقات مدارک خود را از دست می دهند. یا وقتی کسی آن را دوباره در جای اشتباه قرار داده یا برای برداشتن فتوکپی آن را برداشته ، دقیقه بیش از حد به جستجوی مورد مناسب بپردازید. حتی اگر فقط در زمان اندازه گیری شود (تونر ، کاغذ ، کابینت های پر کردن ، پوشه ها و باند کمکها را برای آن قطع کاغذهای اجتناب ناپذیر فراموش کنید) ، سود شما با EDMS بسیار زیاد است. به جای اینکه مغز خود را بخاطر بیاورید تا منطقی را که پشت آن پوشه مناسب برای آن سند تصویب بودجه بود ، جستجو کنید ، می توانید "بودجه" یا کلمه کلیدی دیگری را در سیستم مدیریت اسناد خود جستجو کنید تا سند خود را به سرعت و به آسانی پیدا کنید.
2. اسناد خود را ایمن نگه دارید

اگر قبلاً نمی دانستید که امنیت سند مسئله مهمی است ، اکنون آن را بشنوید. آیا اسناد حساس به صورت ایمن ذخیره می شوند؟ آیا می توانید افرادی را که به آنها دسترسی دارند ، تغییر می دهند ، چاپ می کنند یا کپی می کنند کنترل کنید؟ EDMS می تواند به شما امکان کنترل بر روی افرادی که می توانند یک سند را مشاهده کنند و قابل مشاهده بودن در افرادی که مشاهده و اصلاح می کنند ، کند.
3. ثابت کنید که با مقررات صنعت سازگار هستید

آیا لازم است مطابقت HIPAA را با دنباله سند اثبات کنید؟ آیا درخواست های GDPR برگشته اند و تیم شما را راحت کرده اند؟ هنگامی که اسناد و مدارک شما در یک مکان قرار دارند و به راحتی قابل جستجو هستند ، در همه تغییرات ایجاد شده قابل مشاهده هستند ، تمام اسناد لازم را برای اثبات مطابقت با هرگونه مقررات در اختیار دارید.

ممکن است شما همه مقاله ها را از فرآیندهای خود خارج نکنید ، اما پیاده سازی EDMS در حالی که به شما در رسیدن به اهداف خود کمک می کند ، مشکلات اصلی کسب و کار را حل می کند.